Case: En ny måde at arbejde med kommuneplan
Kommunens Teknik- og Miljøforvaltning skulle revidere kommuneplanen. De tidligere planer havde fungeret fint, men nu var der brug for en mere ”slagkraftig” plan for de kommende års udfordringer. Der var behov for at man i kommunen fokuserede yderligere på tilvækst – og planen skulle have et længere tidsperspektiv, være bredere og mere inspirerende.
Ideen var at begynde med visionen og derefter bryde denne ned i konkrete delmål – og ønsket var at alle forvaltninger skulle involveres i arbejdet, for dermed at sikre en bred forankring og synergi hvor muligt. En projektleder blev udpeget til arbejdet og første initiativ var at skabe et overblik over de forskellige forvaltningers ambitioner, strategi og konkrete initiativer der ville medføre bygningsmæssige initiativer – som eksempelvis udbygning af skoler.
På dette tidspunkt blev PlanB koblet på opgaven. En konsulent var med til at skabe projektplanen og coachede involverede deltager i projektet. I forløbet arbejdede man bl.a. med scenarioteknik, bredt involverende workshops og åben kommunikation. De forskellige workshops for både forvaltning, medborgere og andre interessenter blev designet i fællesskab af kommunen og PlanB. Forvaltningerne udpegede såkaldte ”ambassadører” for projekterne. – og alle som havde lyst til at deltage og spille en rolle i udviklingen fik muligheden.
Det var vigtigt at både politikere og tjenestemænd var involveret i arbejdet hele vejen igennem. Politikerne – som oprindeligt bestilte projektet – behøvede længere betænkningstid end hvad man havde forventet fra starten og derfor var der behov for at ændre og justere projektet undervejs.
- Men stadigvæk var det jo hos politikerne hvor opbakningen var stærkest, fortæller projektlederen. De havde nytte af projektet. På grund af den måde vi opbyggede projektet, kunne de ”plukke budskaber og meninger” som fra start var forankret i virkeligheden. En læring vi har taget med os fra dette projekt er, at vi i fremtiden skal involvere politikerne meget mere når det gælder den konkrete udvikling af fremtidig strategi og initiativer.
Man udarbejdede tre profilområder for kommunen – og i arbejdet med at konkretisere disse yderligere, gennemførte man workshops og nedsatte arbejdsgrupper. Strategien i kommuneplanen begyndte at tage form.
- I forhold til den færdige kommunalplan, kommer 90% af indhold, ideer og formuleringer fra det første udkast som blev udarbejdet undervejs i processen.
Den nye måde at arbejde med kommunalplanen blev af mange oplevet som lidt af en revolution og projektgruppen havde til tider svært ved at få nogle af deres mere udfordrende ideer igennem. Men gennem bred forankring blev visionen gjort levende – og de skarpeste kanter blev slebet af undervejs. I den proces gælder det om hele tiden at påminde sig selv – og andre – om, at en delt vision er forudsætningen for at skabe en fælles fremtid.
Læs om PlanB’s tjenesteydelser: For dig der arbejder med strategi og For dig der arbejder med kommunikation.
