Case: Kunsten at være nummer 1 på markedet – og fortjene pladsen!
Den store virksomhed var ledende på markedet, men det begyndte at gå dårligere. Nye aktører kom på markedet og det var ikke længere selvklart for kunderne hvem de skulle vælge. Der skulle forandringer til i virksomheden, men hvordan vender man en stor skude – og hvordan gør man det hurtigt?
Virksomheden hyrede PlanB til at gennemføre forandringsprogrammet. To konsulenter fra PlanB og to medarbejdere fra virksomheden dannede et team. Det var vigtigt at teamet ikke bare bestod af eksterne konsulenter, da ønsket var at forandringen skulle være både effektiv og solidt forankret – hvorfor den måtte komme indefra. Det var medarbejderne i virksomheden som hele tiden stod i spidsen for processen og kommunikationen, mens PlanB var sparringspartneren der bidrog med håndfast og aktiv støtte til processen.
Det første teamet gjorde var at analysere situationen. Man kom blandt andet frem til at virksomheden drev alt for mange projekter og initiativer på samme tid. Konsekvensen var at det strategiske fokus blev uklart. Strategi handler om at vælge – og i særdeleshed at vælge fra. Med hjælp fra PlanB skar virksomheden antallet af sine projekter ned fra ca. 300 til 12. De fleste projekter blev nedlagt og de tilbageværende projekter fokuserede primært på kundetilfredshed. Projekterne arbejdede på tværs i hele virksomheden og ikke i afdelinger som traditionen ellers havde været.
En anden udfordring som teamet fandt, var at virksomheden savnede en god struktur for afrapportering – en struktur der kunne koble projekterne med den overordnede strategi. Desuden var der indikationer på at virksomheden undervurderede forandringsprocessen og det medfølgende behov for intern stærk kommunikation. Projektleder kompetencen var heller ikke generelt høj og mange projekter led under utydelige mål og tidsrammer. Ikke underligt at mange projekter havde modarbejdet hinanden og drænet hinanden for ressourcer.
PlanB hjalp virksomheden med at opbygge deres kompetencer indenfor projektledelse. Man etablerede en projekt-portefølje samt rutiner for kvalitetssikringen af projekterne gennem kontinuerlige reviews. En ”kommunikatør” blev rekrutteret til hvert projekt og en intern virksomhedsavis og intranet blev skabt. Konferencer med øverste ledelse og en række workshops skabte yderligere samhørighed, koordination og forankring.
I en periode arbejdede hvad der svarer til 250 fuldtidsstillinger med virksomhedens forandringsarbejde. ”Drop julen og vær med på holdet” var blevet et slagord og medarbejderne arbejdede hårdt med at få den nye struktur på plads.
Og man klarede det – indenfor de satte tidsrammer. Forandringsarbejdet blev en succes. Virksomheden kunne se og regne på den konkrete effekt: de 12 projekter havde samlet skabt besparelser og synergieffekter på flere hundrede millioner kroner – og man arbejdede mere koordineret og mod samme mål i virksomheden.
Virksomheden arbejder i dag videre med udviklingen af arbejdsprocesser, videns deling og holder et konstant øje på hvad der sker i verdenen omkring dem. Udover at have gennemført et forandringsarbejde er virksomheden blevet bedre til at realisere de givne strategier og mål – og er dermed bedre rustet til de nye forandringer der kommer.
Læs om PlanB’s tjenesteydelser: For dig der arbejder med strategi, For dig der arbejder med kommunikation eller For dig der arbejder med projekter
