Bestående resultat med nytt förhållningssätt
Peter Ahlm är egentligen controller, men arbetar på Lunds universitets centrala stab med projektledning av verksamhetsutvecklingsprojekt. För drygt ett år sedan gick han och en kollega Processkonsultutbildningen hos PlanB och han kan nu se på sitt arbete i termerna ”före utbildningen” och ”efter utbildningen”.
Kan du sammanfatta den största nyttan för dig med utbildningen för processkonsulter?
- Innan så arbetade vi nog väldigt företagsekonomiskt med vårt utvecklingsarbete. Vi var mycket rationella i vårt tankesätt. Vi lade upp en plan och följde den helt enkelt, säger Peter och fortsätter:- Nu har vi fått en större kunskap och känsla för hur vi kan se dem vi arbetar med. Vi kan se var möjligheterna finns, men också var eventuella framtida problem finns. Vi har ändrat vårt förhållningssätt och fått en bättre grundförståelse för själva processen.
Hur yttrar det sig rent konkret?
- Vi möter inte våra uppdrag på samma sätt längre. Vi går inte in i dem på samma sätt, vi genomför dem inte på samma sätt. Utvecklingsarbetet har blivit effektivare och de förändringar vi har genomfört efter kursen har blivit djupare och mer bestående, förklarar Peter och tillägger:- Man har inte samma tendens att glida tillbaka i gamla mönster som tidigare.
Kan du ge exempel på förändringar som ni genomfört efter att ha gått kursen?
- Ja, ett tydligt exempel är när vi skulle effektivisera ekonomiadministrationen på universitetet förra året. Uppdraget kom från styrelsen och ekonomichefen var ansvarig för att genomföra effektiviseringen. Hon bad om vår hjälp att genomföra förändringen.Vi var tydliga redan från början med att det var ekonomichefen och ett par andra chefer som var uppdragsgivare och att en förutsättning var att de skulle synas och vara delaktiga i projektet.
De som skulle driva projektet var ekonomichefer från olika fakulteter, och allting inleddes med att uppdragsgivarna lämnade över uppdraget till gruppen. Vi var med som stöd, förklarar Peter och fortsätter:
- Här kunde vi snabbt se skillnad på att vi var tydligare i att definiera allas roller och bättre på att poängtera vikten av deras delaktighet än tidigare. Samtidigt var vi också hårdare när det gällde att hålla på våra egna roller.Tidigare hade vi en tendens att nästan ta över problemen från gruppen och därmed göra mycket mer av jobbet, säger Peter och tillägger:
- Vi kunde också se att vi lade ner mer tid på att tydliggöra problemet, så att gruppen skulle känna igen sig och ta på sig ägarskapet och därmed engagera sig mer i uppdraget.När resultatet av alla kartläggningar och prioriteringar var gjorda, så lät vi gruppen jobba rätt hårt med att sammanställa materialet, vilket också var en skillnad sedan tidigare. Vi stöttade, men mindre operativt än vad vi hade gjort tidigare.
- Uppdragsgivarna blev väldigt nöjda med resultatet och de har flera gånger återkommit till denna förändring och sagt att de inte riktigt förstår hur vi gjorde för att genomföra detta så framgångsrikt. Speciellt anmärkningsvärt blir det när vi själva tyckte att vi faktiskt jobbat mindre än tidigare och ändå fått ut mer.
-Hela uppdraget tog knappt tre månader, vilket är ungefär hälften så lång tid som det hade tagit med våra gamla metoder.
Hör vad Lars Lanker från Sigma säger om utbildningen här.
